Новый акт приемки оказался самым проблематичным. Трудности возникают с самого начала формирования нового акта приемки и не заканчиваются при отражении операций в учете. Но устранить проблемы возможно, если наладить взаимодействие между закупщиками и бухгалтерией, а также документооборот с поставщиком.
Вопрос 1. Должен ли заказчик при приемке ТРУ применять акт по форме 0510452 из приказа Минфина № 61н?
Да, используйте акт по форме 0510452, если оформляете приемку товаров, работ, услуг по закупке, которая проходит без использования ЕИС. Например, заключаете контракт с физическим лицом. Если нет технической возможности использовать документы в электронном виде через систему ЭДО, оформляйте акт на бумажном носителе (п. 6 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н, письмо Минфина от 20.11.2023 № 02-06-10/111126).
По закупкам, которые проходят в электронной форме, документы о приемке оформляйте с использованием ЕИС в виде структурированного документа.
Вопрос 2. Акт по форме 0510452 применяют только в закупках с казначейским сопровождением или во всех закупках заказчика?
Акт по форме 0510452 оформляют по любым контрактам, сведения о которых не размещают в реестре контрактов, в том числе по контрактам с казначейским сопровождением и договорам по Закону № 223-ФЗ. По контрактам с казначейским сопровождением акт оформляют с учетом особенностей, которые указаны в пунктах 64.28.1–64.28.9 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н.
Вопрос 3. Нужно ли в контракте прописать, что приемка ТРУ будет проходить по акту по форме 0510452?
Да, нужно. В условиях контракта пропишите тот перечень и вид документов, которые нужны заказчику и будут подтверждать поставку и приемку ТРУ. Например, укажите, что примете ТРУ по акту по форме 0510452, если контракт, в рамках которого проходит приемка, не включают в реестр контрактов по Закону № 44-ФЗ.
Вопрос 4. Может ли акт приемки по форме 0510452 подписать только специалист, уполномоченный на приемку?
Приказ № 61н определяет перечень обязательных реквизитов и их расположение на бланке. Условие о наличии приемочной комиссии для акта приемки по форме 0510452 указано в обязательном порядке. В то же время, если у заказчика не создана приемочная комиссия, акт может подписать ответственный за приемку сотрудник единолично (письмо Минфина от 21.03.2024 № 02-06-10/25574).
Законодательство не обязывает заказчика создавать для приемки товаров, работ, услуг комиссию. Такое решение учреждение выносит самостоятельно. Однако оно будет обоснованным, если в приемке необходимо участие специалистов разного профиля и чтобы исключить сговор и спорные ситуации в ходе приемки продукции.
Электронный первичный учетный документ принимают к бухучету при условии отражения в нем всех реквизитов, которые предусмотрены унифицированной формой электронного документа. Отсутствие в документе обязательных реквизитов может стать поводом для отказа в санкционировании расходов (п. 6 приложения № 5 к приказу № 61н). Поэтому рекомендуем также ориентироваться на правила, которые установлены в вашем финоргане.
Вопрос 5. Какие заказчики обязаны оформлять акт по форме 0510452 и есть ли исключения?
Все государственные и муниципальные учреждения — бюджетные, автономные, казенные — применяют этот акт.
Сейчас действуют две формы акта:
- государственные, муниципальные учреждения при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета применяют форму акта в редакции приказа Минфина от 28.06.2022 № 100н;
- уполномоченные организации в рамках переданных по решению Правительства полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений при ведении бюджетного учета применяют форму акта в редакции приказа Минфина от 30.10.2023 № 174н.
Вопрос 6. Нужно ли для применения акта по форме 0510452 заключать контракт с едпоставщиком через ЭДО?
Приказ Минфина от 15.04.2021 № 61н не требует обязательного заключения контракта с едпоставщиком через систему ЭДО. Он содержит перечень форм первичных учетных документов, которые оформляют с применением ЭДО при наличии такой возможности.
Вопрос 7. Как организовать хранение подписанного акта приемки?
Акт приемки по форме 0510452 является первичным бухгалтерским документом, на основании которого проводится оплата. Он подтверждает факт приемки. Хранится, как и обычные товарные накладные, акты оказанных услуг. Этот акт не является дополнительным. Его нужно подписать в двух экземплярах, один экземпляр отдать поставщику. Оставшийся у вас оригинал передать в бухгалтерию для оплаты. Храните его, как и прочие первичные учетные документы, в соответствии с вашей учетной политикой.
Вопрос 8. Можно ли приемку оформить актом, который утвержден в организации, и не применять акт по форме 0510452?
Нет, нельзя применять иные формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета при наличии утвержденных унифицированных форм документов. Используйте акт по форме 0510452, если оформляете приемку товаров, работ, услуг по закупке, которая проходит без использования ЕИС. Такие разъяснения дал Минфин в письмах от 20.11.2023 № 02-06-10/111126, от 27.10.2023 № 02-07-10/103061.
Вопрос 9. Нужно ли в закупках по Закону № 223-ФЗ применять акт приемки по форме 0510452?
Да, нужно применять. Если договор заключен по Закону № 223-ФЗ, оформить приемку нужно по акту приемки по форме 0510452. Указанный акт заказчики формируют при приемке товаров, работ, услуг по договорам, сведения о которых не включают в реестр контрактов. При этом не рекомендуем приравнивать термины «договор» и «контракт» с целью исключить обязанность формировать акт приемки, пока иное не будет прямо предусмотрено Минфином (п. 64.19 приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н, письмо Минфина от 20.11.2023 № 02-06-10/111126).
Вопрос 10. Какой нормативный документ обязывает заказчика применять акт приемки по форме 0510452?
Приказ Минфина от 15.04.2021 № 61н обязывает заказчика применять акт по форме 0510452. Нельзя применять иные формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета при наличии утвержденных унифицированных форм документов. Используйте акт, если оформляете приемку товаров, работ, услуг по закупке, которая проходит без использования ЕИС. Такие разъяснения дал Минфин в письмах от 20.11.2023 № 02-06-10/111126, от 27.10.2023 № 02-07-10/103061.
Вопрос 11. Как оформить акт приемки по форме 0510452, если учреждение не перешло на ЭДО?
Оформите акт приемки по форме 0510452 на бумаге и подпишите собственноручно (п. 6 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н).
Применять обязательные электронные первичные документы можно двумя способами: в системе ЭДО и без ЭДО. Учреждения, у которых нет технической возможности формировать электронный документ в программе, обязаны заполнять форму на бумаге. Однако такой вариант не соответствует полноценному документообороту, как требует Минфин. Поэтому рекомендуем перейти на ЭДО.
Вопрос 12. Нужно ли создавать приемочную комиссию для оформления акта приемки по форме 0510452?
Создавать приемочную комиссию заказчик вправе, но не обязан. Такой вывод следует из части 6 статьи 94 Закона № 44-ФЗ. Если приемочная комиссия отсутствует, документ о приемке заказчик подписывает самостоятельно. Заказчик вправе включить в контракт условие, что приемка ТРУ проходит с применением акта по форме 0510452. При этом, если решение о создании приемочной комиссии в организации не принято, сведения об ее отсутствии могут быть отражены по строке «Документ-основание о создании приемочной комиссии» акта приемки по форме 0510452. Документ о приемке в данном случае подписывает сотрудник, который принял товар, работы, услуги, а руководитель учреждения его утверждает (письмо Минфина от 07.03.2023 № 02-06-05/19472).
Вопрос 13. Где, как и кто формирует акт приемки по форме 0510452?
Акт приемки по форме 0510452 формируйте в электронной форме средствами информационной системы по ведению бухгалтерского учета в любой системе ЭДО. Если в учреждении нет технической возможности формировать документ в программе, заполните форму на бумаге и подпишите собственноручно.
Акт оформляйте на основании документов, которыми контрагент подтвердил поставку ТРУ. Акт оформите в присутствии и с обязательным участием представителя отправителя, поставщика или представителя незаинтересованной организации. Ответственным за формирование документа назначьте члена приемочной комиссии или иного сотрудника учреждения. После того как сформируете документ, передайте его на подпись сотрудникам организации.
Копию акта оформите на бумаге и передайте на подпись контрагенту и представителю организации по строительному контролю, техническому надзору при приемке строительно-монтажных работ (требование применимо к акту, который подготовили по форме из приказа Минфина от 30.10.2023 № 174н).
Вопрос 14. Какая ответственность предусмотрена для заказчика, если он не оформит акт приемки по форме 0510452?
Если акт по форме 0510452 предусмотрен условиями контракта, то за его отсутствие — штраф 20 тыс. руб. по части 9 статьи 7.32 КоАП — несоставление документов о приемке поставленного товара, выполненной работы или ее результатов, оказанной услуги.
Вопрос применения акта приемки по форме 0510452 регламентируется приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н. Пунктом 64.19 акта приемки определены исчерпывающие случаи, при которых указанный акт применяется, в остальных случаях его применение не обязательно.
Вопрос 15. Является ли акт приемки по форме 0510452 основанием для оплаты?
Да, является. Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об обязательствах, а также операциях с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Вопрос 16. Должен ли заказчик приглашать представителя поставщика при приемке ТРУ по акту по форме 0510452?
Да, при приемке товаров, работ, услуг по акту заказчик должен пригласить представителя поставщика или незаинтересованной организации (пп. 64.19 и 64.28 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н). Рекомендуем также документально фиксировать факт присутствия таких лиц, например, их подписью на актах приемки.
Если представитель не может присутствовать при оформлении акта, направьте копию акта курьером. Другой вариант — отправьте поставщику скан-копию акта по электронной почте и попросите вернуть подписанный акт почтой.
Вопрос 17. Кто готовит акт приемки по форме 0510452 — бухгалтер или контрактный управляющий?
Акт приемки формирует ответственный сотрудник из состава приемочной комиссии, который уполномочен на его формирование, или иной уполномоченный сотрудник. На кого возложить такие полномочия, решает руководитель организации. Контрактный управляющий может составлять такой акт при возложении на него таких полномочий (п. 64.19 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н).
Вопрос 18. Каким способом акт приемки по форме 0510452 передать поставщику на подпись?
Если учетная система заказчика позволяет поставщику подписывать акт в электронном виде, то целесообразно сформировать и подписать документ электронно. Если такой возможности нет, то копию электронного акта оформите на бумаге, документ передайте представителю поставщика для подписания собственноручной подписью (п. 64.28 Методических указаний приложения № 5 приказа Минфина от 15.04.2021 № 61н).
электронный журнал «Госзаказ в вопросах и ответах»
