Электронное актирование в 44-ФЗ: важные моменты

С момента вступления в силу положений Закона №44-ФЗ, обязывающих заказчиков проводить электронную приемку, т.е. оформлять документы о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги с использованием единой информационной системы в сфере закупок, прошло уже больше года. В статье разбираются с некоторыми вопросами электронной приемки, возникшими у заказчиков, а также касаются нововведений в части электронного актирования, которые принес 2023 год.

Механизм проведения электронного актирования установлен ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ. Его можно кратко описать следующим образом. Проект документа о приемке в ЕИС всегда формирует поставщик (подрядчик, исполнитель). Сформированный проект подписывается усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика и не позднее 1 часа с момента его подписания автоматически направляется заказчику. Датой поступления заказчику проекта документа о приемке считается дата направления такого документа в ЕИС в соответствии с часовой зоной заказчика. Заказчик рассматривает поступивший документ о приемке, подписывает его усиленной электронной подписью уполномоченного лица или членов приемочной комиссии (в случае ее создания). В случае отказа от приемки заказчик подписывает и размещает в ЕИС мотивированный отказ. Подписанный документ о приемке (или мотивированный отказ) не позднее 1 часа с момента его размещения заказчиком автоматически направляется поставщику. Датой поступления поставщику документа о приемке (или мотивированного отказа) считается дата размещения соответствующего документа в ЕИС в соответствии с часовой зоной поставщика. Датой приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком.

В каких случаях нужно проводить электронную приемку

Согласно ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ электронная приемка обязательна по контрактам, которые заключены в результате проведения открытых электронных процедур, а также закрытых электронных процедур (кроме п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ). Напомним, что открытыми электронными процедурами являются электронный конкурс, электронный аукцион, электронный запрос котировок, закупка товара у единственного поставщика по ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ. К закрытым электронным процедурам ч. 3 ст. 24 Закона № 44-ФЗ относит закрытый электронный конкурс и закрытый электронный аукцион.

Кроме того, заказчики обязаны оформлять электронное актирование в некоторых случаях закупок у единственного поставщика. К ним относятся:

уже упомянутые выше закупки по ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ, так как они являются электронными процедурами;
закупки по п. 5.1. ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ (ч. 3 ст. 22 Федерального закона от 8 марта 2022 г. № 46-ФЗ (далее – Закон № 46-ФЗ));
закупки по решению Правительства РФ, высших исполнительных органов субъектов РФ в соответствии с ч. 1 и ч. 2 ст. 15 Закона № 46-ФЗ (ч. 5 ст. 15 Закона № 46-ФЗ).

Заказчики вправе осуществлять электронную приемку при исполнении следующих контрактов:

если извещение об осуществлении закупки было размещено в ЕИС до 01.01.2022;
если закрытая электронная процедура проводилась на основании п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ;
если информация о контракте с единственным поставщиком включается в реестр контрактов ЕИС.

Какие условия по электронной приемке должен содержать контракт

Если по контракту проводится электронное актирование, заказчику необходимо включить в контракт соответствующие условия. Согласно п.1 ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ, независимо от способа приемки (электронная или бумажная) в контракт должны включаться следующие обязательные условия:

о порядке и сроках осуществления заказчиком приемки поставленного товара, выполненной работы (ее результатов) или оказанной услуги;
о порядке и сроках оформления результатов такой приемки;
о порядке и сроке предоставления поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обеспечения гарантийных обязательств (если в закупке установлено требование обеспечения гарантийных обязательств).

Из ч. 13 ст. 94 Закона №44-ФЗ следует, что в контракте с электронной приемкой необходимо предусмотреть:

срок, в течение которого поставщик (подрядчик, исполнитель) обязан сформировать и разместить в ЕИС документ о приемке (п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ);
документы, которые будут прилагаться к документу о приемке (п. 2 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ);
срок, в течение которого заказчик обязан рассмотреть направленный ему документ о приемке, Такой срок не может превышать 20 рабочих дней. (п. 4 ч. 13 ст. 94 Закона №44-ФЗ).

Следует обратить внимание, что несоблюдение поставщиком срока размещения в ЕИС документа о приемке является нарушением обязательства, предусмотренного контрактом, которое не имеет стоимостного выражения. Контракт должен содержать условие о применении штрафа за данное нарушение в соответствии с п.6 Правил определения размера штрафа, начисляемого в случае ненадлежащего исполнения заказчиком, неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом (за исключением просрочки исполнения обязательств заказчиком, поставщиком (подрядчиком, исполнителем), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 30 августа 2017 г. № 1042:

«За каждый факт неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательства, предусмотренного контрактом, которое не имеет стоимостного выражения, размер штрафа устанавливается (при наличии в контракте таких обязательств) в следующем порядке:

а) 1000 рублей, если цена контракта не превышает 3 млн. рублей;

б) 5000 рублей, если цена контракта составляет от 3 млн. рублей до 50 млн. рублей (включительно);

в) 10000 рублей, если цена контракта составляет от 50 млн. рублей до 100 млн. рублей (включительно);

г) 100000 рублей, если цена контракта превышает 100 млн. рублей».

Какие документы заказчик вправе потребовать от поставщика помимо документа о приемке в электронной форме

При электронном актировании согласно ч. 13, ч. 14 ст. 94 Закона № 44-ФЗ стороны подписывают структурированный документ о приемке, сформированный с использованием ЕИС. В письме Федерального казначейства от 19.11.2021 № 07-04-05/14-28375 указано, что документ о приемке в электронной форме является документом, подтверждающим возникновение денежного обязательства. Кроме того, принимая во внимание, что документ о приемке в электронной форме содержит необходимую информацию, проверяемую органами Федерального казначейства при санкционировании оплаты денежного обязательства получателя средств федерального бюджета, при постановке на учет и санкционировании оплаты денежного обязательства, возникшего на основании документа о приемке в электронной форме, представление в территориальные органы Федерального казначейства дополнительных документов, подтверждающих исполнение денежного обязательства (счетов, счетов-фактур), с 01.01.2022 не требуется. В совместном письме Федерального казначейства и Федеральной налоговой службы от 18.12.2019 №№ 14-00-06/27476, АС-4-15/26126@ «Об электронном документообороте документов о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг), сформированных с использованием Единой информационной системы в сфере закупок», документ о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта), сформированный в ЕИС в электронной форме и подписанный электронными подписями по правилам Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручными подписями.

Из приведенных выше норм следует, что заказчику для оплаты по контракту необходим только документ о приемке, сформированный в ЕИС.

Как же быть с другими документами (счет на оплату, товарная накладная, декларации, сертификаты, иные документы)? Может ли заказчик потребовать от поставщика предоставить их в бумажной форме?

На наш взгляд, включать в проект контракта условия о предоставлении бумажных документов нежелательно. В соответствии п. 2 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ, к документу о приемке могут прилагаться документы, которые считаются его неотъемлемой частью. Таким образом, заказчик вправе определить в контракте перечень неструктурированных документов, которые поставщик должен будет прикрепить к электронному документу о приемке в ЕИС. При подписании документа о приемке в ЕИС поставщиком и заказчиком прикрепленные неструктурированные документы также будут автоматически подписаны.

Заказчик не вправе требовать от поставщика подписания бумажного акта и/или товарной накладной, как дополнительного документа о приемке, помимо электронного документа о приемке, сформированного в ЕИС. Такое требование будет противоречить п.1 ч.13 ст.94 Закона №44-ФЗ. Практика показывает, что требование заказчика о предоставлении бумажных документов для оплаты наряду со структурированным документом о приемке признается контрольными органами неправомерным. Например, в решении УФАС по Москве от 01.04.2022 по делу № 077/06/106-5031/2022 указано: «Положения ст. 94 Закона № 44-ФЗ предусматривают представление и подписание документов в рамках исполнения контракта в электронном виде, ввиду чего требование о представлении документов в письменной форме нарушает положения ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ, что содержит признаки состава административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ч. 4 ст. 7.30 КоАП РФ».

Можно ли внести исправления в документ о приемке

Специалисты Федерального казначейства в письме от 8 февраля 2022 г. № 14-00-05/2543 отмечают, что скорректировать документы о приемке можно двумя способами:

создать исправление (исправление несущественных условий, например, адрес грузополучателя, реквизиты);
создать корректировочный документ (исправление существенных условий, таких как количество товара, цена единицы товара, стоимость). Например, если проведена частичная приемка и необходимо изменить информацию о количестве и стоимости фактически принятых товаров.

Раньше скорректировать документ о приемке мог только поставщик. Теперь заказчик имеет возможность скорректировать ошибочную информацию самостоятельно, без обращения к поставщику. В версии ЕИС 13.0 реализовано единое контекстное меню «Создать исправление» для внесения существенных и несущественных исправлений в документ о приемке. Из контекстного меню документа о приемке исключен пункт «Создать корректировочный документ».

Кроме того, добавлена возможность при формировании исправления к документу о приемке заменить ошибочно указанную позицию ТРУ на корректную в уже подписанном заказчиком документе о приемке, что позволит устранить последствия пересортицы. Также обеспечена возможность корректировки в последнем документе о приемке для конкретного ТРУ стоимостных значений для устранения последствий, возникших из-за погрешности округления. Для этого в документ о приемке добавлен новый признак «Завершить актирование по данной позиции».

Кто и каким образом осуществляет приемку у заказчика

Завершающим этапом электронной приемки является проведение экспертизы ТРУ, оформление документов о приемке, подписание электронного документа о приемке в ЕИС. Напомним, что согласно п. 4 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ ответственные лица заказчика должны выполнить все вышеперечисленные действия в срок, установленный контрактом, но не позднее 20 рабочих дней.

Экспертиза ТРУ может проводиться собственными силами заказчика или силами внешних экспертов. Для привлечения сторонних экспертов (или экспертных организаций) заключается контракт в общем порядке, предусмотренном Законом № 44-ФЗ. Согласно ч. 7 ст. 41 Закона № 44-ФЗ результаты внешней экспертизы оформляются в виде заключения, подписанного экспертом или представителем экспертной организации.

Результаты внутренней экспертизы могут быть либо оформлены отдельным документом (протоколом, актом, заключением), либо (в случае бумажной приемки ТРУ) отражены в документе о приемке товара (например, штамп, отметка о проведении экспертизы). Внутреннюю экспертизу может проводить приемочная комиссия.

Экспертное заключение нельзя подписывать позднее документа о приемке. В решении УФАС по Новосибирской области от 10 марта 2022 г. № 054/06/100-1392/2021 заказчик, оформлявший экспертизу результатов работ по контрактам датой позднее чем дата документов, подтверждающих выполнение работ, признан нарушившим ч. 3 ст. 94 Закона № 44-ФЗ.

Ответственные за проведение экспертизы и электронной приемки определяются внутренними документами организации – заказчика, приказами (распоряжениями). Организовать весь процесс обязана контрактная служба (в случае ее создания). В соответствии с подпунктом 3.4.3 Типового положения (регламента) о контрактной службе, утвержденного приказом Минфина России от 31.07.2020 №158н контрактная служба обеспечивает приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, в том числе:

обеспечивает проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
обеспечивает подготовку решения о создании приемочной комиссии;
осуществляет оформление документа о приемке.

Организовать процесс электронной приемки можно двумя путями:

назначить ответственное лицо (либо нескольких ответственных лиц), которое будет принимать ТРУ единолично;
создать приемочную комиссию.

Приемочная комиссия может быть постоянно действующей, либо формироваться под конкретную закупку. Число ее членов должно быть не менее 5 (ч. 6 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Обычно состав приемочной комиссии утверждается приказом, а порядок работы – положением о комиссии. Электронный документ о приемке в случае создания приемочной комиссии подписывается усиленными электронными подписями всех членов комиссии, а также уполномоченного лица заказчика.

При электронном актировании заказчику доступны следующие варианты:

ТРУ приняты полностью;
ТРУ приняты частично (с расхождениями);
ТРУ не приняты (отказано в приемке). В этом случае формируются сведения о мотивированном отказе.

В первых двух случаях, если поставщик нарушил сроки поставки товара (выполнения работы, оказания услуги), предусмотренные контрактом, либо допустил иные нарушения условий контракта, заказчик обязан начислить неустойку и вести претензионную работу.

Если неустойка будет удерживаться из оплаты по контракту, в электронном документе о приемке необходимо указать размер неустойки в соответствующем поле. Такая возможность доступна только в случае, если соответствующее удержание предусмотрено условиями контракта и при заполнении информации о контракте в ЕИС проставлен соответствующий признак.

С 1 июля 2022 года стороны обязаны вести претензионную переписку в ЕИС. Данная обязанность закреплена ч. 16 ст. 94 Закона № 44-ФЗ. Она распространяется на контракты, заключенные по результатам электронных процедур, закрытых электронных процедур (кроме исключений, указанных в самой ч. 16 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Применение или не применение электронного актирования не влияет на эту обязанность.

В какие сроки заказчик обязан направить в реестр контрактов информацию и документы о электронной приемке

В соответствии с п. 13 ч. 2, ч. 3, ч. 9 ст. 103 Закона № 44-ФЗ, документ о приемке, подписанный с использованием ЕИС, а также информация о приемке направляется с использованием ЕИС для включения в реестр контрактов в день подписания документа о приемке. Данные, содержащиеся в такой информации и документе о приемке, подлежат регистрации в регистрах бухгалтерского учета после включения таких информации и документов в реестр контрактов в соответствии со ст. 103 Закона № 44-ФЗ.