Акт приемки оказался самым спорным первичным документом. Трудности возникают и при формировании, и на этапе регистрации документа в учете.
Вопрос 1. Можно ли приемку оформить актом, который утвержден в организации, и не применять акт по форме 0510452?
Нет, нельзя применять иные формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета при наличии утвержденных унифицированных форм документов. Используйте акт по форме 0510452, если оформляете приемку товаров, работ, услуг по закупке, которая проходит без использования ЕИС (письма Минфина от 20.11.2023 № 02-06-10/111126, от 27.10.2023 № 02-07-10/103061).
Вопрос 2. Нужно ли в контракте прописать, что приемка продукции будет проходить по акту 0510452?
Да, нужно. В условиях контракта пропишите тот перечень и вид документов, которые нужны заказчику и будут подтверждать поставку и приемку продукции. Например, укажите, что примете товар, работу или услугу по акту (ф. 0510452), если контракт, в рамках которого проходит приемка, не включают в реестр контрактов по Закону № 44-ФЗ.
Вопрос 3. Можно ли в контракте закрепить, что поставщик не обязан подписывать акт по ф. 0510452?
Не рекомендуем писать условие: приемка ТРУ без участия поставщика. А также, что поставщику необязательно подписывать акт по форме 0510452. При приемке товаров, работ, услуг заказчик должен пригласить представителя поставщика или незаинтересованной организации. Такая обязанность вытекает из пунктов 64.19 и 64.28 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н. Если представитель не может присутствовать при оформлении акта, направьте копию акта курьером. Другой вариант — отправьте контрагенту скан-копию акта по электронной почте и попросите вернуть подписанный акт почтой.
Непосредственно акт по форме 0510452 подписывает представитель поставщика. Если он отсутствует, то достаточно в реквизите «Представитель поставщика в случае участия в приемке» сделать отметку, что представитель не присутствовал на приемке либо отказался от подписания акта.
Вопрос 4. Где, как и кто формирует акт приемки по форме 0510452?
Акт приемки (ф. 0510452) формируйте в электронной форме средствами информационной системы по ведению бухгалтерского учета. Подойдет любая система ЭДО. Если в учреждении нет технической возможности формировать документ в программе, заполните форму на бумаге и подпишите собственноручной подписью.
Акт оформляйте на основании данных документов, которыми контрагент подтвердил поставку товаров, выполнение работ, услуг. Акт оформите в присутствии и с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Ответственным за формирование документа назначьте члена приемочной комиссии или иного сотрудника учреждения. После того как сформируете документ, передайте его на подпись сотрудникам организации, которые указаны в таблице.
Кто уполномочен на подписание и какая подпись понадобится
| Уполномоченные на подписание акта | Вид подписи |
| Председатель комиссии | ЭЦП |
| Члены комиссии | ЭП |
| Сотрудник, отвечающий за приемку | ЭП |
| Уполномоченный сотрудник заказчика | ЭЦП |
| Руководитель учреждения-заказчика | ЭЦП |
Копию акта оформите на бумаге и передайте на подпись контрагенту или представителю незаинтересованной организации. Если закупаете строительно-монтажные работы, то передайте акт на подпись также представителю организации по строительному контролю, техническому надзору (требование применимо к акту, который подготовили по форме из приказа Минфина от 30.10.2023 № 174н).
Вопрос 5. Кто готовит акт приемки по форме 0510452 — бухгалтер или контрактный управляющий?
Акт приемки формирует ответственный сотрудник из состава приемочной комиссии, уполномоченный на его формирование, или иной уполномоченный сотрудник. На кого возложить такие полномочия, решает руководитель организации. Контрактный управляющий может составлять акт, если выпустить внутренний приказ и возложить на него такие полномочия (п. 64.19 приложения № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н).
Вопрос 6. Нужно ли создавать приемочную комиссию для оформления акта приемки по форме 0510452?
Создавать приемочную комиссию заказчик вправе, но не обязан (ч. 6 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Если приемочная комиссия отсутствует, документ о приемке заказчик подписывает самостоятельно. Заказчик вправе включить в контракт условие, что приемка проходит с применением акта по форме 0510452.
При этом, если решение о создании приемочной комиссии в организации не принято, сведения о ее отсутствии могут быть отражены в строке «Документ-основание о создании приемочной комиссии» акта приемки (ф. 0510452). Документ о приемке в данном случае подписывает сотрудник, принявший товар, работы, услуги, а руководитель учреждения — утверждает (письмо Минфина от 07.03.2023 № 02-06-05/19472).
Вопрос 7. В соответствии с письмом Минфина от 27.10.2023 № 02-07-10/103061 заказчики обязаны применять при приемке ТРУ форму 0510452. Мы — федеральное учреждение. С какой даты нам применять форму акта: с 2025 года или с 2024 года?
Федеральное государственное учебное учреждение обязано применять акт приемки товаров, работ, услуг по форме 0510452 с 1 января 2024 в редакции приказа Минфина от 28.06.2022 № 100н. А с 1 января 2025 года — в редакции приказа Минфина от 30.10.2023 № 174н.
электронный журнал «Госзаказ в вопросах и ответах»
