Вопрос 1. С 1 сентября необходимо использовать машиночитаемую доверенность. Руководитель ушел в отпуск. По распоряжению полномочия исполняет его заместитель. Необходима ли в этом случае МЧД?
Нет, не нужна. В ЕИС можно передать полномочия не только при помощи МЧД. Также можно загрузить иной документ, на основании которого действует сотрудник. Например, приказ об исполнении обязанностей на время отпуска руководителя.
Вопрос 2. Уполномоченный орган проводит закупки для заказчиков. Создана единая комиссия по определению поставщика. Членам комиссии необходима МЧД для подписания протоколов?
Да, машиночитаемая доверенность нужна всем сотрудникам, которые подписывают электронные документы от имени организации (ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 За-кона № 63-ФЗ). Не нужно оформлять МЧД только на руководителя, который действует без доверенности.
Вопрос 3. Учреждения обслуживает централизованная бухгалтерия. Нужно ли оформить МЧД на главбуха для подписания распоряжения о совершении казначейского платежа?
Если вы проводите платежи, формируете бюджетные денежные обязательства в ЕИС, то главбух или лицо, которое формирует РСКП, обязаны зарегистрироваться в ЕИС и получить МЧД.
Вопрос 4. Требуется ли согласие на обработку персональных данных для выдачи МЧД?
Нет, не требуется. Все персональные данные сотрудников есть в отделе кадров. В пункте 5 статьи 4 Закона № 44-ФЗ в отношении информации и документов для госзакупок согласие субъекта персональных данных не требуется.
Вопрос 5. Если меняются Ф. И. О., паспорт, должность, нужно менять МЧД?
Да. Если меняются данные, которые указаны в доверенности, необходимо отменить доверенность и выдать новую. За актуальность сведений в МЧД несет ответственность руководитель.
Вопрос 6. Нужно ли оформлять МЧД для подписания документов в региональных информационных системах?
Для подписания проектов контрактов в региональной информационной системе машиночитаемая доверенность не требуется. Для подписания электронного контракта в ЕИС машиночитаемая доверенность уже будет нужна.
Вопрос 7. Когда потребуется нотариально заверенная доверенность, а когда достаточно использовать МЧД?
Нотариальная доверенность потребуется, если руководитель наделил заместителя правами на совершение действий с правом передоверия. То есть заместитель руководителя передает полномочия сотруднику, который выполняет обязанности в ЕИС. Такая доверенность в рамках передоверия требует нотариального удостоверения. Обязательно прикрепляйте скан нотариальной доверенности к XML-структуре.
Нотариальная доверенность не нужна, если в правоотношения вступают два юрлица. Директор юрлица передает директору другого юрлица доверенность, и внутри организации второго юрлица директор передоверяет обязанности.
Второй исключительный случай, когда доверенность не нужна, касается работы филиала. Если руководитель головной организации наделил полномочиями руководителя филиала, в рамках последующего передоверия уже не нужно нотариальное удостоверение. То есть головная организация может выдать первую машиночитаемую доверенность филиалу, и уже по ней руководитель филиала наделит полномочиями сотрудников и выдаст вторую машиночитаемую доверенность.
Вопрос 8. Обязательно ли по Закону № 223-ФЗ оформлять МЧД именно в ЕИС?
Для работы в ЕИС обязательно формировать МЧД именно в этой системе. ЕИС не принимает сторонние доверенности.
Вопрос 9. Заказчику, который проводит закупки и по законам № 44-ФЗ и 223-ФЗ, достаточно одной МЧД?
Нет. Для закупок по законам № 44-ФЗ и 223-ФЗ заказчик создает разные личные кабинеты. МЧД нужно формировать в соответствующем личном кабинете.
Вопрос 10. Можно ли не оформлять машиночитаемую доверенность, если документы в ЕИС подписывает руководитель организации?
Можно не оформлять МЧД, если в ЕИС все документы подписывает только руководитель, оформлять на него МЧД не надо. Что касается сотрудников, то без МЧД они могли работать без доверенности только до 31.08.2024 включительно. После этой даты машиночитаемая доверенность понадобится всем сотрудникам, которые подписывают электронные документы от имени организации (ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона № 63-ФЗ).
Когда потребуется машиночитаемая доверенность
Вопрос 11. В администрации подписывает документы в ЕИС первый заместитель главы на основании постановления о делегировании полномочий. Нужно ли оформлять машиночитаемую доверенность на первого заместителя главы?
Нет, не нужно. Функционал ЕИС позволяет назначить права не только при помощи выдачи МЧД, но и при помощи иного документа, который подтверждает полномочия. При назначении прав в ЕИС заказчик может выбрать на форме «Уведомление» пункт меню «Выдать иной документ, подтверждающий полномочия». Далее отразить на форме реквизиты постановления. В разделе «Основные сведения» о документе необходимо заполнить: «Срок действия» и есть ли возможность передоверия. Далее необходимо заполнить сведения о представителе. Прикрепить скан постановления и опубликовать данные.
Вопрос 12. В правах пользователя есть функции, напротив которых не отражен символ доверенности. На какие действия в ЕИС нужна доверенность, а на какие — нет?
Права доступа, для которых необходима выдача доверенности и при этом пользователь имеет возможность передоверия, отображаются с иконкой. Права доступа, для которых не нужна доверенность, отображаются без иконки. Как это выглядит, смотрите на скриншоте из ЕИС.
Вопрос 13. Какие локальные акты оформить для выдачи МЧД?
Законодательством не установлено требований к утверждению локальных актов для работы с машиночитаемыми доверенностями организации. Также не установлено требований дополнительно оформлять доверенность на бумаге. Но для упорядочивания действий сотрудников организации можно издать внутренний документ, в котором будет закреплен порядок их действий. Например, положение о МЧД или приказ. Обязательно ознакомьте с документом под подпись всех сотрудников, участвующих в работе с доверенностями (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК).
Требований к содержанию положения о работе с МЧД в законодательстве нет. В таком положении можно определить порядок выдачи МЧД, оформления ее в ЕИС, порядок отзыва такой доверенности и т. д. Также в таком положении можно предусмотреть порядок учета выданных МЧД. Например, вы можете организовать учет выданных или отозванных в ЕИС МЧД в журнале учета МЧД. При этом закон не требует вести такой журнал, не определяет его содержание и порядок заполнения.
Также ЕИС самостоятельно хранит всю информацию о выданных МЧД. Печатную форму действительной доверенности можно просмотреть путем нажатия на иконку доверенности в матрице прав доступа, откроется форма с информацией о доверенности.
Вопрос 14. Если руководитель заказчика передал полномочия по выдаче МЧД администратору, нужно ли нотариально заверять доверенности сотрудников, которые выдал администратор?
Да, нужно. Все доверенности, которые выдает администратор с правом передоверия, должны быть заверены нотариусом. Целесообразнее руководителю выдавать МЧД самостоятельно и не назначать администратора с правом передоверия. При каждом изменении необходимо будет отменять доверенность, формировать новую и заново заверять у нотариуса, а нотариальное удостоверение — платная услуга. Администратор вправе наделить полномочиями только уполномоченного специалиста, а бухгалтеру выдает МЧД только руководитель.
Вопрос 15. Где в ЕИС найти реестр доверенностей?
ЕИС самостоятельно хранит всю информацию о выданных МЧД. Печатную форму действительной доверенности можно просмотреть путем нажатия на иконку доверенности в матрице прав доступа, откроется форма с информацией о доверенности.
Справочно
Какие нормы законодательства действуют для работы с МЧД 1. Подписание электронных документов представителем юрлица проводится исключительно с МЧД (ст. 17.1–17.5 Закона № 63-ФЗ). 2. Завершился переходный период, который связан с применением МЧД (Закон от 27.12.2019 № 476 и Закон от 30.12.2021 № 443). 3. Основные положения для применения доверенностей (ст. 185–189 ГК). 4. Порядок хранения, использования и отмены МЧД (постановление Правительства от 21.02.2022 № 223). 5. Порядок предоставления МЧД (постановление Правительства от 21.02.2022 № 224). 6. Требования к форматам доверенностей (приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857). 7. Порядок предоставления доверенности (приказ Казначейства от 28.12.2023 № 26н).
электронный журнал «Госзаказ в вопросах и ответах»
