Электронное актирование. Взгляд поставщика

Цели электронного актирования

• Упростить взаимодействие заказчика и поставщика.
• Ускорить согласование приемки.
• Дать возможность автоматической оплаты на основании электронных документов.
• Исключить бумажный документооборот.
• Снизить риск технических ошибок.
• Обеспечить идентичность информации из контракта и закрывающих документов.
• Собирать статистические данные.
• Оптимизировать закупочный процесс.
• Повысить прозрачность системы закупок.

Если заказчик в текущем году использует электронное актирование, то информация об этом будет указана в документации о закупке. Таким образом, поставщику будет заранее известно о необходимости подготовки закрывающих документов в электронном формате.

В конце статьи вы найдете алгоритм подготовки документа о приемке для поставщика.
В конце статьи есть шпаргалка

Первичное формирование документов о приемке — обязанность поставщика

В личном кабинете ЕИС у пользователя должны быть активированы следующие права доступа:

• просмотр договоров и создание документов о приемке;
• наличие доверенности на подписание закрывающих документов.

После активации необходимых полномочий пользователя доступ будет открыт в отношении всех контрактов на стадии исполнения в части формирования закрывающих документов в электронном виде.

Предварительные настройки личного кабинета, прав пользователя необходимо выполнить в разделе «Администрирование».

Алгоритм подготовки поставщиком документа о приемке:

1. Подготовить поставку товара, оказание услуг, выполнение работ согласно условиям контракта.
2. Зайти в личный кабинет ЕИС.
3. Открыть раздел «Исполнение контрактов».
4. Выбрать контракт, по которому необходимо направить документы заказчику. Контракт должен быть на стадии исполнения.
5. Выбрать один из трех типов документов, которые будут доступны в электронной карточке контракта:

• Документы о приемке (электронный акт) — необходимо использовать этот тип документа, если требуется оформить сведения по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.
• Счет-фактура и документ о приемке — документ, используемый при расчете налога на добавленную стоимость, и документ по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.
• Счет-фактура — документ, который используется при расчете налога на добавленную стоимость.

При необходимости можно загрузить документы из внешних систем (например, из 1С). Загружаемый файл должен быть в формате xml.

6. Сформировать и заполнить документ о приемке. Он содержит две основные части: титул заказчика и титул поставщика. Частично форма будет предзаполнена. Участнику необходимо внести только информацию о товаре, работах, услугах, а также указать недостающие сведения о своей организации (титул поставщика).

В единой информационной системе предусмотрена возможность работы поставщика и заказчика с документами в электронном виде, которые подтверждают:

• факт поставки товара — любого имущества, кроме объектов недвижимости);
• факт передачи товара с транспортировкой, например, при транспортировке товара третьими лицами;
• факт оказания услуги и передачи результатов выполненных работ.

Документ о приемке включает следующие разделы и обязательные сведения:

• Общая информация — информация о контракте, наименование документа, реквизиты документа о приемке.
• Контрагенты — заказчик, поставщик, дополнительно могут быть указаны сведения по грузоотправителю, грузополучателю, перевозчику.
• Товары, работы, услуги — информация о поставленных товарах, выполненных работах, оказанных услугах.
• Факт передачи товаров, работ, услуг — информация о передаче товаров, выполнении работ, оказании услуг, место поставки, основание передачи, сведения о лице, передавшем товар, информация о транспортировке.
• Подписанты — сведения о лицах, подписывающих закрывающий документ.
• Дополнительные документы — предусмотрена возможность прикрепить иные документы, не требующие подписания со стороны заказчика.
• Подписание — здесь возможно просмотреть печатную форму и подписать сформированный документ.

В процессе движения документа о приемке статус документа будет меняться. Дополнительно предусмотрена цветовая индикация статуса документа:

• Проект — серый цвет — документ находится на стадии формирования поставщиком.
• Рассмотрение — желтый цвет — заказчик рассматривает полученный документ.
• Отказано — красный цвет — заказчик отказал в приемке, документ о приемке не подписан.
• Подписано — зеленый цвет — заказчик принял товары, работы, услуги, документ о приемке подписан.

7. Подписать документ цифровой подписью. Система автоматически направит документ заказчику.
8. Поставить товар, выполнить работы, оказать услуги. Но учитывайте, что на практике поставщику необходимо параллельно производить поставку и оформлять документы приемки.

Заказчик может принять ТРУ или отказать в приемке по объективным причинам. Актуальный статус документа о приемке будет указан. Если в ответе заказчика на вкладке «Прочие начисления» в блоках «Информация о начисленной неустойке (штрафе, пени) и уменьшении суммы оплаты» и/или «Информация о налогах и взносах, уплачиваемых заказчиком за физическое лицо» указана хотя бы одна запись, сумма оплаты будет уменьшена на указанную.

Поставщику также необходимо учитывать иные особенности обмена документами при исполнении контракта в электронном формате: для каждого документа о приемке отображаются пиктограммы для просмотра подписи и печатной формы.

Пиктограмма подписи отображается в двух режимах:

1. Документ частично подписан — когда у документа несколько подписантов и хотя бы один из них не подписал документ о приемке/ корректировочный документ.
2. Документ подписан — когда документ о приемке/корректировочный документ подписан всеми подписантами.

• Датой поступления поставщику (подрядчику, исполнителю) подписанного документа о приемке, мотивированного отказа от подписания документа о приемке считается дата размещения таких документов, мотивированного отказа в ЕИС со стороны заказчика.
• В случае получения мотивированного отказа от подписания документов о приемке поставщик вправе устранить причины, указанные в документах, и направить повторно документ о приемке.

Документ о приемке считается подписанным в день его подписания заказчиком в ЕИС. В реестре контрактов информация размещается автоматически не позднее одного часа. 

Действия поставщика при отказе заказчика осуществить приемку

Если заказчик отказывается принимать приемке товары, работы, услуги, у поставщика есть два варианта решения вопроса:

1. Исправить замечания, сделать поставку в соответствии с условиями контракта и заново направить заказчику акт через ЕИС.
2. Обжаловать действия заказчика.

Когда товары приняты частично, поставщику необходимо выбрать из списка документ о приемке, по которому заказчик принял только часть ТРУ, сформировать корректировочный документ с помощью пункта контекстного меню личного кабинета «Сформировать корректировочный документ» на принятую заказчиком часть товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг).

Исполнителю необходимо подписать корректировочный документ в личном кабинете ЕИС и направить его заказчику в ЕИС. Корректировочный документ подписывают уполномоченные лица, в том числе в установленных случаях ответственные за бухгалтерский учет.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи: 
Скачать Алгоритм подготовки документа о приемке для поставщика