С 2022 года использование электронного актирования станет обязанностью каждого из заказчиков. Рассказываем, как поставщику сформировать документы о приемке.
Электронное актирование – это обмен документами о приемке товаров, работ, услуг при исполнении государственных и муниципальных контрактов (в соответствии с №44-ФЗ) в электронном формате посредством функционала личного кабинета заказчика и поставщика единой информационной системы.
На сегодняшний день данный функционал уже есть в единой информационной системе, однако, обязанность его применять предусмотрена только для отдельных заказчиков. Распоряжение Правительства № 1659-р от 18.06.2021 г. утверждает перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которым, как получателям денег из федерального бюджета, необходимо использовать в 2021 году электронную приемку. Такое обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственных этим ГРБС организаций-получателей бюджетных средств.
В конце статьи вы найдете алгоритм подготовки документа о приемке для поставщика В конце статьи есть шпаргалка
С 2022 года, с учетом изменений, которые вносит №360-ФЗ в закон о контрактной системе все заказчики будут обязаны использовать электронное актирование. Бумажные документы при осуществлении поставки не будут применяться. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании №63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном Письме Федеральной Налоговой службы и Казначейства № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.
Цели электронного актирования
- Упрощение взаимодействия заказчика и поставщика
- Ускорение согласования приемки
- Возможность автоматической оплаты на основании электронных документов
- Исключение бумажного документооборота
- Снижение риска технических ошибок
- Обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов
- Возможность сбора статистических данных
- Оптимизация закупочного процесса
- Повышение прозрачности системы закупок
Если заказчик в текущем году использует электронное актирование, то информация об этом будет указана в документации о закупке. Таким образом, поставщику будет заранее известно о необходимости подготовки закрывающих документов в электронном формате.
Первичное формирование документов о приемке – обязанность поставщика
Участникам закупок рекомендуется заранее проверить настройки прав доступа в личном кабинете в единой информационной системе. В личном кабинете ЕИС у пользователя должны быть активированы следующие права доступа:
- просмотр договоров и создание документов о приемке
- наличие доверенности на подписание закрывающих документов (при необходимости)
После активации необходимых полномочий пользователя доступ будет «открыт» в отношении всех контрактов на стадии исполнения в части формирования закрывающих документов в электронном виде (в 2021 году такой доступ будет предоставлен в отношении контрактов с предусмотренным электронным актированием).
Предварительные настройки личного кабинета, прав пользователя необходимо выполнить в разделе “Администрирование”.
Алгоритм подготовки поставщиком документа о приемке:
- Необходимо выполнить подготовку поставки товара, оказания услуг, выполнения работ согласно условиям контракта.
- Далее, нужно зайти в личный кабинет ЕИС (полномочия пользователя поставщика должны быть активированы).
- Затем, необходимо открыть раздел «Исполнение контрактов».
- Следующий шаг- выбрать контракт, по которому необходимо направить документы заказчику. Контракт должен быть на стадии исполнения.
- В электронной карточке контракта будут доступны для формирования три типа документов:
- документ о приемке (электронный акт)
- счет-фактура и документ о приемке
- счет-фактура
Документы о приемке (электронный акт) – необходимо использовать этот тип документа, если требуется оформить сведения по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.
Документ о приемке и счет-фактура – документ, используемый при расчете налога на добавленную стоимость и документ по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.
Счет-фактура – документ, который используется при расчете налога на добавленную стоимость.
При необходимости возможно загрузить документы из внешних систем (например, из 1С). При этом, загружаемый файл должен быть в формате xml.
- Необходимо сформировать и заполнить документ о приемке.
Документ о приемке содержит две основных части: титул заказчика и титул поставщика. Частично информация будет предзаполнена. Участнику необходимо заполнить только те сведения, которые относятся к информации о товаре, работах, услугах, а также указать недостающую информацию о своей организации (титул поставщика).
В единой информационной системе предусмотрена возможность работы поставщика и заказчика с документами в электронном виде, которые подтверждают:
- факт поставки товара (любого имущества, кроме объектов недвижимости)
- факт передачи товара с транспортировкой (например, при транспортировке товара третьими лицами)
- факт оказания услуги и передачи результатов выполненных работ
Документ о приемке включает следующие разделы и обязательные сведения:
- Общая информация (информация о контракте, наименование документа, реквизиты документа о приемке)
- Контрагенты (заказчик, поставщик, дополнительно могут быть указаны сведения по грузоотправителю, грузополучателю, перевозчику)
- Товары, работы, услуги (в этом разделе необходимо указать информацию о поставленных товарах (выполненных работах, оказанных услугах)
- Факт передачи товаров, работ, услуг (информация о передаче товаров, выполнении работ, оказании услуг, место поставки, основание передачи, сведения о лице, передавшем товар, информация о транспортировке)
- Подписанты (сведения о лицах, подписывающих закрывающий документ)
- Дополнительные документы (предусмотрена возможность прикрепить иные документы, не требующие подписания со стороны заказчика)
- Подписание (здесь возможно просмотреть печатную форму и подписать сформированный документ)
В процессе «движения» документа о приемке статус документа будет меняться. Дополнительно предусмотрена цветовая индикация статуса документа.
Возможны следующие статусы:
- Проект – серый цвет (документ находится на стадии формирования поставщиком)
- Рассмотрение – желтый цвет (заказчик рассматривает полученный документ)
- Отказано – красный цвет (заказчик отказал в приемке, документ о приемке не подписан)
- Подписано – зеленый цвет (заказчик принял товары, работы, услуги, документ о приемке подписан)
- После заполнения документа его следует подписать цифровой подписью. Произойдет автоматическая отправка документа заказчику.
- Необходимо поставить товар, выполнить работы, оказать услуги. Но учитывайте, что на практике поставщику необходимо параллельно производить поставку и оформлять документы приемки.
После подписания документа о приемке, необходимо реализовать поставку ТРУ и ждать «ответ» заказчика.
Заказчик может принять ТРУ или отказать в приемке по объективным причинам. Актуальный статус документа о приемке будет указан. В случае, если по документу получен «ответ» заказчика, в составе которого на вкладке «Прочие начисления» в блоках «Информация о начисленной неустойке (штрафе, пени) и уменьшении суммы оплаты» и/или «Информация о налогах и взносах, уплачиваемых заказчиком за физическое лицо» указана хотя бы одна запись, сумма оплаты будет уменьшена на указанную сумму.
Поставщику также необходимо учитывать иные особенности обмена документами при исполнении контракта в электронном формате:
- Для каждого документа о приемке отображаются пиктограммы для просмотра подписи и печатной формы.
Пиктограмма подписи отображается в двух режимах:
документ частично подписан – когда у документа несколько подписантов и хотя бы один из них не подписал документ о приемке/ корректировочный документ.
документ подписан – когда документ о приемке/корректировочный документ подписан всеми подписантами.
- Датой поступления поставщику (подрядчику, исполнителю) подписанного документа о приемке, мотивированного отказа от подписания документа о приемке считается дата размещения таких документов, мотивированного отказа в ЕИС со стороны заказчика.
- В случае получения мотивированного отказа от подписания документов о приемке поставщик вправе устранить причины, указанные в документах и направить повторно документ о приемке.
- Документ о приемке считается подписанным в день его подписания заказчиком в ЕИС. В реестре контрактов информация размещается автоматически не позднее одного часа.
Приемка товаров, работ, услуг: действия поставщика при отказе заказчика осуществить приемку
При отказе заказчика в приемке товаров, работ, услуг у поставщика есть два варианта решения вопроса:
- Исправить замечания и осуществить поставку в соответствии с условиями контракта и заново направить заказчику акт посредством ЕИС.
- Обжаловать действия заказчика.
В случае, когда товары приняты частично поставщику необходимо выбрать из списка документ о приемке, по которому заказчик принял только часть товаров (работ, услуг), сформировать корректировочный документ с помощью пункта контекстного меню личного кабинета «Сформировать корректировочный документ» на принятую заказчиком часть товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг).
Исполнителю необходимо подписать корректировочный документ в личном кабинете ЕИС (корректировочный документ подписывают уполномоченные лица, в том числе в установленных случаях лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета) и направить его заказчику в ЕИС.
Планируется, что в ближайшем будущем будет предусмотрен функционал по предварительному урегулированию вопросов поставки. Таким образом, поставщик и заказчик в ЕИС будут обмениваться «финальными» документами.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Скачать – Алгоритм подготовки документа о приемке для поставщика
Романова Ю. А. директор академии продаж OTC.RU, эксперт в сфере закупок по 44-ФЗ, 223-ФЗ
