Сбой в работе торговой площадки, болезнь менеджера по тендерам или подорожание материалов могут сорвать сделку и привести фирму в реестр недобросовестных поставщиков. Избежать внесения в РНП поможет пошаговая инструкция.
Шаг 1. Обеспечиваем бесперебойную работу с тендерами
Оперативно пройти все этапы закупки и вовремя заключить сделку поможет:
- Стабильный интернет. Если ваш работает с перебоями, поменяйте провайдера или смените тарифный план. Большинство тендеров проходят в электронном виде, поэтому сбой сети или медленная работа интернета могут стоить вам успешной сделки.
- Надежный компьютер. В идеале иметь запасной вариант на случай форс-мажора — ПК с теми же настройками и программами для входа на торговую площадку (ЭТП). Например, в качестве запасного можно использовать компьютер главного бухгалтера или сотрудника смежного отдела.
- Действующая УКЭП. Электронная площадка допускает перевыпуск или оформление новой УКЭП поставщика на любом этапе проведения торгов — от подачи заявки до приемки товара. Главное, успеть получить новый сертификат до того, как понадобится совершить какое-либо действие на ЭТП.
- Взаимозаменяемость сотрудников. Не замыкайте всю тендерную работу на одном человеке, даже если он — надежный и квалифицированный специалист. Болезнь или другие обстоятельства могут выбить человека из рабочего графика. Оптимальный вариант, если менеджера по тендерам на это время заменит другой сотрудник. Также часть работы можно передать на аутсорсинг.
Шаг 2. Используем ГИС «Независимый видеорегистратор»
Поставщики подают заявки на участие в закупке непосредственно на торговой площадке, а закрывают контракт электронной приемкой через ЕИС.
Иногда ЕИС и ЭТП дают сбой. Например, электронная площадка не отображает вкладку «Мои контракты» в личном кабинете в последний день подписания договора или сайт ЕИС не загружается, когда пора отразить приемку товара по контракту.
Поставщик становится заложником ситуации и невольно нарушает сроки. Снимки экрана не помогут доказать отсутствие вины со стороны участника закупки. Антимонопольная служба принимает во внимание только данные из государственной информационной системы (ГИС) «Независимый видеорегистратор» (письмо ФАС России от 25.02.2019 №МЕ/13989/19).
Сервис фиксирует действия заказчика, торговой площадки, ЕИС, участников закупки на всех этапах тендерного процесса. Используйте ГИС «Независимый видеорегистратор», чтобы доказать, что нарушение допущено не по вашей вине, а из-за технического сбоя.
Подробнее с правилами фиксации ГИС «Независимый видеорегистратор» можно ознакомиться в Постановлении Правительства от 28.07.2018 №883. Руководство по установке системы размещено в ЕИС.
Шаг 3. Внимательно изучаем условия контракта
Внимательно изучайте условия контракта, чтобы исполнить его без нарушений и не понести убытки. Рассказываем, на что обратить внимание:
- Участнику понадобятся деньги для перечисления обеспечения или подготовки независимой гарантии.
- Заказчики редко выплачивают аванс.
- Доставка товара обычно входит в стоимость. Регион доставки не имеет значения.
- Изменение цены контракта допустимо только по веским основаниям (ч. 1 ст. 95 44-ФЗ).
- Контракт исполняют в точном соответствии с техническим заданием заказчика. Нельзя подать заявку на поставку одного товара, а по факту поставить другой или сдвинуть срок выполнения работ. Замена при поставке допустима только на продукцию с лучшими характеристиками, если нет ограничений по нацрежиму (ч. 7 ст. 95 44-ФЗ). Отгрузка товара позже, чем указано в контракте, — нарушение со стороны поставщика.
Шаг 4. Отзываем заявку, если заказ уже не актуален
Скачок курса валют и удорожание материалов, изменение политической ситуации в стране и усложнение условий доставки — все это может сделать исполнение контракта невыгодным или невозможным. Если в ходе тендера стало понятно, что получение заказа не выгодно для фирмы или что победить будет сложно, отзовите заявку на участие в закупке.
Если до окончания подачи заявок от других компаний не поступит предложений или заказчик отклонит заявки других участников, победителем признают единственного поставщика, который подал заявку. В этом случае для победы не обязательно делать ставки во время торгов.
По новым правилам, если победитель уклонится от заключения контракта, заказчик обязан предложить контракт участнику со следующим порядковым номером заявки — при этом первые три участника не вправе отзывать свои заявки. Остальные могут отозвать заявку до размещения заказчиком проекта контракта в ЕИС и на ЭТП.
Победить в закупке можно, заняв любое место вслед за первым. Поэтому, если не планируете заключать контракт, отзывайте заявку вовремя или следите за ходом торгов. Будьте готовы к тому, что заказчик может направить вам контракт по прошествии длительного времени с момента публикации итогового протокола.
Продление блокировки обеспечения заявки после торгов — сигнал того, что заявка не отклонена и возможно заключение контракта по итогам тендера.
Как отозвать заявку в электронной закупке
- Заходим в личный кабинет на торговой площадке.
- Переходим на вкладку с заявками.
- Выбираем заявку, которую нужно отозвать.
- Нажимаем на кнопку отзыва заявки.
Заявку считают отозванной с момента утверждения ее отзыва электронной подписью поставщика. При проведении тендера на бумаге, отзыв заявки направляют заказчику в письменном виде. В этом случае предложение считают отозванным после получения отзыва заказчиком.
Сроки отзыва заявок
Ч. 9 ст. 43 44-ФЗ допускает отзыв заявок:
- До окончания срока подачи предложений.
- После публикации итогового протокола, но не позднее размещения заказчиком проекта контракта для подписания победителем торгов — для участников, занявших места с четвертого и далее.
223-ФЗ также допускает отзыв заявок до окончания срока подачи заявок. Отозванной заявку считают после того, как заказчик получил уведомление.
Шаг 5. Продуманно снижаем цену в ходе торгов
В аукционах по 44-ФЗ шаг снижения — от 0,5 до 5% от начальной цены контракта.
Для участников конкурса действуют особые условия: при подаче окончательных предложений (переторжке) поставщикам запрещено повышать цену из первоначальной заявки или указывать такую же стоимость. Предложения, равные нулю, не принимаются.
Шаг снижения для торгов по 223-ФЗ заказчики устанавливают самостоятельно и прописывают правила в извещении о закупке и сопроводительных документах.
Некоторые участники используют стратегию быстрого снижения, кто-то тянет время или использует смешанную тактику. Не идите на поводу у других участников торгов и снижайтесь только до той цены, которая выгодна для компании.
Шаг 6. Вовремя предоставляем заказчику обеспечение
Заказчик заключает контракт с победителем тендера после предоставления им обеспечения в виде денег или независимой гарантии (ч. 1 ст. 51 44-ФЗ).
Учитывайте, что в конкурсах и аукционах при снижении цены в ходе тендера на 25% или более, размер обеспечения увеличивают в полтора раза (ч. 1 и ч. 2 ст. 37 44-ФЗ). При этом в закупках с начальной ценой до 15 млн рублей поставщик может дополнительно подтвердить свою добросовестность, тогда обеспечение останется прежним (ч. 3 ст. 37 44-ФЗ).
Отсутствие средств на спецсчете, непредоставление независимой гарантии или ошибки в ее оформлении — повод для признания победителя торгов уклонившимся от заключения контракта и внесения поставщика в РНП.
Заранее внесите деньги на спецсчет, если предоставляете обеспечение в денежной форме, и не откладывайте оформление независимой гарантии на последний момент. Не забудьте приложить файл с независимой гарантией при отправке контракта на подписание заказчику.
Если независимая гарантия не соответствует законодательству и требованиям заказчика, документ не примут. Рассмотрим ошибки, которые обычно приводят к отклонению гарантии:
- срок действия гарантии истекает раньше, чем заканчивается исполнение контракта;
- в документе неверно указана сумма обеспечения;
- в гарантию вписаны реквизиты другой закупки;
- банк-гарант отсутствует в перечне Минфина;
- условия гарантии противоречат требованиям 44-ФЗ;
- документ отсутствует в реестре независимых гарантий.
После получения гарантии лично перепроверьте документ на соответствие требованиям закона, заказчика и убедитесь, что в гарантии нет технических ошибок.
Шаг 7. Вовремя подписываем контракт
Срок, который отведен на подписание контракта электронной площадкой, — это не пожелание заказчика, а требование закона. Если сроки подписания нарушены участником, то избежать внесения в РНП будет крайне трудно, а ЕИС не позволит заказчику заново направить контракт победителю торгов.
С 2022 действует новая схема подписания контракта в рабочих днях (ст. 51 44-ФЗ):
- заказчик размещает в ЕИС проект контракта — два дня;
- поставщик принимает решение о подписании — пять дней;
- заказчик подписывает со своей стороны — два дня.
Если возникли трудности, продлите срок заключения соглашения, чтобы избежать внесения в РНП. Направление протокола разногласий может увеличить срок подписания контракта на два рабочих дня.
При заключении контракта по итогу запроса котировок протоколы разногласий не предусмотрены (ч. 6 ст. 50 44-ФЗ).
Если руководитель заболел, а право подписи есть только у него, подготовьте обеспечение и уведомите заказчика о болезни подписанта со ссылкой на больничный лист. Эти действия помогут избежать санкций. Практика ФАС показывает, что если участник демонстрирует намерение подписать контракт, оснований для внесения компании в РНП нет (Решение ФАС России от 03.12.2021 по делу № 21/44/104/573 ГОЗ, Решение Ульяновского ФАС от 21.05.2021 по делу № РНП-73-58).
Шаг 8. Заключаем допсоглашение к контракту
Если требуется изменить срок исполнения контракта или увеличить его цену, не уклоняйтесь от его подписания или исполнения: 44-ФЗ допускает изменение условий соглашения по веским причинам. Например, при выявлении скрытых работ или введении правительством запрета на ввоз определенных товаров. Полный перечень оснований для изменения условий контракта перечислен в статье 95 44-ФЗ.
223-ФЗ не ограничивает заказчиков и поставщиков и позволяет менять условия контракта: допсоглашение должно быть предусмотрено Положением о закупке заказчика и не должно противоречить Гражданскому кодексу.
Шаг 9. Расторгаем контракт по соглашению сторон
Если исполнить условия соглашения невозможно или вы приняли решение не проводить работы в ущерб фирме, попытайтесь договориться с заказчиком и расторгнуть контракт по соглашению сторон. В этом случае оснований для внесения компании в РНП не будет.
Заказчик может согласиться, но выставить пени и штрафы. В случае отказа заказчика есть риск попасть в РНП — тогда подтверждать свою добросовестность придется в ФАС и судах. Решение будет зависеть от причин уклонения от подписания контракта.
Ситуаций, когда участника могут внести в реестр недобросовестных поставщиков, довольно много. Но если ответственно подойти к организации тендерной деятельности, быть внимательным на каждом этапе закупки, доказывать свою надежность, в том числе и в случае срыва сделки из-за непредвиденных обстоятельств, попадание в РНП не грозит.
