Чтобы решать задачи, связанные с закупками, компании-поставщики часто создают в том или ином виде свои тендерные подразделения. В этой статье разбираемся, каким должен быть типовой тендерный отдел, сколько придется затратить на его создание и как можно снизить эти расходы.
Задачи тендерного отдела
Основная цель тендерного подразделения — обеспечить стабильное участие компании в закупках, наладить тендерные продажи, выстроить работу с заказчиками и контролирующими органами. Перечислим задачи, выполнение которых позволит достичь этой цели:
- Получение электронной подписи, аккредитация на электронных площадках (ЭТП), установка программ для работы на них;
- Анализ сферы, поиск и отбор профильных закупок;
- Изучение документов закупки и технического задания, подготовка заявок;
- Определение стратегии и участие в торгах, отслеживание итогов процедур;
- Взаимодействие с заказчиками и субподрядчиками;
- Оформление независимых гарантий, открытие спецсчета, работа с финансовыми организациями;
- Подписание контрактов, допсоглашений;
- Подготовка жалоб, защита интересов в ФАС;
- Мониторинг прошедших закупок, анализ конкурентов, поиск перспективных заказчиков.
Структура тендерного отдела
В зависимости от приоритетов бизнеса и объема заказов структура и численность тендерного подразделения могут быть разными — от одного-двух человек до большой команды. Рассмотрим, каким должен быть типовой состав сотрудников для выполнения описанных выше задач.
Руководитель отдела или коммерческий директор — координирует работу сотрудников, принимает ключевые решения, ведет финансовую отчетность.
Менеджер, специалист по торгам — ведет весь тендерный процесс: ищет актуальные закупки, готовит документы и подает заявки, участвует в процедурах, контролирует исполнение контрактов. Как правило, менеджеры выполняют и часть юридических функций — сами пишут запросы заказчику на разъяснение, составляют протоколы разногласий, следят за изменениями в законе.
Часто в помощь менеджеру в команду берут еще и аналитика — он изучает завершенные закупки, собирает данные о конкуренции в сфере, проверяет конкурентов и заказчиков, а также может взять на себя поиск наиболее подходящих компании тендеров.
Юрист — проверяет проекты контрактов на соответствие закону, пишет жалобы в ФАС и при необходимости представляет компанию в судах.
Раньше компаниям, особенно крупным, требовался курьер, чтобы разгрузить тендерных специалистов и помочь им с доставкой заявок и документов. Но цифровизация закупочных процессов снижает необходимость брать такого работника в штат.
Сколько стоит создать тендерный отдел
Организация тендерного отдела требует инвестиций. Пошагово рассчитаем, каким примерно может быть объем финансовых вложений.
Шаг 1. Определим зарплату сотрудников
Для примера взяли данные о зарплатах в Санкт-Петербурге с сайтов вакансий:
- Руководителю тендерного отдела предлагают зарплату от 50 до 210 тыс. руб.
- Менеджеру по тендерам — от 50 до 190 тыс. руб.
- Тендерному юристу — от 30 до 95 тыс. руб.
- Курьеру — от 30 до 100 тыс. руб.
Если взять средние показатели, то ежемесячно на зарплату сотрудников будет уходить 377,5 тыс. руб.
Точную цифру для каждого региона определить сложно из-за разного уровня зарплат и квалификации кадров. Также следует учитывать, что тендерным специалистам могут платить небольшой оклад и добавлять процент от заключенных контрактов. Обычно это 1-2% о успешной сделки.
Шаг 2. Рассчитаем сумму страховых взносов
Помимо зарплаты работодатели должны делать отчисления в пенсионный фонд, фонды социального страхования и обязательного медицинского страхования. На эти платежи уйдет от 30,2 до 38,5% — точный размер зависит от взносов на травматизм по приказу Минтруда РФ от 30.12.2016 № 851Н.
В итоге при зарплате сотрудников в 377,5 тыс. руб. на взносы в среднем понадобится 129,6 тыс. руб.
Шаг 3. Посчитаем расходы на оборудование рабочих мест
На закупку ноутбука для четверых сотрудников уйдет в среднем 200 тыс. руб. На покупку МФУ — еще 20 тыс.
Добавим к этому расходы на покупку стационарных телефонов или корпоративных сим-карт — 2,5 тыс. руб.
На мебель понадобится еще 25 тыс. руб.
На оборудование кабинета для четверых уйдет в среднем 250 тыс. руб.
Шаг 4. Уточним расходы на интернет
Если в офисе уже есть выделенная линия, дополнительных трат удастся избежать. При нестабильном интернете скорректируйте тарифный план или поменяйте провайдера. Работа с ЭТП требует стабильного интернет-соединения.
Шаг 5. Добавим затраты на покупку сервисов
Сервис по поиску тендеров примерно будет стоить от 13,7 тыс. до 39,5 тыс. руб. в год, а справочно-правовая система — от 24,5 тыс. руб. до 67,5 тыс. руб. за годовое обслуживание.
В среднем подключение сервисов обойдется в 72,6 тыс. руб.
Шаг 6. Учтем расходы на оформление электронной подписи
Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП) для торгов стоит от 5,9 тыс. до 13,9 тыс. руб. КЭП можно оформить не только на руководителя, но и на сотрудника.
В среднем КЭП обойдется в 9,9 тыс. руб.
Шаг 7. Узнаем, на каких условиях открыть спецсчет
Проверьте, есть ли ваш банк в списке из Распоряжения Правительства РФ от 13.07.2018 №1451-р. Не всем финансовым организациям разрешено обслуживать спецсчета.
Зачастую банки открывают спецсчет по льготному тарифу или вовсе бесплатно, если клиент уже обслуживается в банке. Уточните условия и при необходимости заложите дополнительные расходы на открытие спецсчета.
Шаг 8. Подведем итоги
Сведем полученные сведения в таблицу.
|
Статья затрат |
Сумма, тыс. руб. |
|
Зарплата сотрудников |
377,5 |
|
Страховые взносы |
129,6 |
|
Оборудование |
250 |
|
Сервисы |
72,6 |
|
КЭП |
9,9 |
|
ИТОГО: |
839,6 |
Организация собственного тендерного отдела в среднем обойдется в 839,6 тыс. руб. Причем большая часть расходов — регулярные траты, которые организация будет нести ежемесячно.
Как сэкономить на расходах
Чтобы снизить затраты на тендерную команду, можно использовать несколько вариантов:
Дистанционная работа
Большинство закупочных процедур сейчас проходит электронно, поэтому вся команда или большая ее часть может работать удаленно. Для поиска тендеров и участия в торгах нужны лишь стабильный интернет и хорошая связь.
Это, например, поможет сократить затраты на офисное оборудование.
Корпоративная связь и IP-телефония
Корпоративные тарифы и IP-телефония снизят расходы на связь. Выделенная линия поможет сократить дополнительные расходы на интернет в офисе.
Бесплатные сервисы
Платные сервисы имеют свои преимущества, но для работы с закупками компании может быть достаточно функционала ЕИС и бесплатных поисковиков. При специфичной продукции, например, профильные закупки находить проще, но на аналитику заказчиков и конкурентов может уходить больше сил и времени, если искать информацию вручную.
Также можно использовать аукционных роботов — некоторые ЭТП предлагают их бесплатно. Они участвуют в торгах за вас, когда аукцион проходит поздно или в некомфортное время.
Сотрудничество с внештатным специалистом или частичный аутсорсинг
Часть дел можно передать внештатным специалистам — например, юристу или эксперту-аналитику. Если они работают как самозанятые, компания сэкономит на страховых взносах.
Передача же определенных задач на аутсорсинг позволит не набирать большой штат тендерных менеджеров и сократить расходы на зарплаты. Но консалтинговое сопровождение тоже стоит денег — здесь нужно взвесить все «за» и «против» и выстроить процессы выгодным для компании способом.
Создание тендерного подразделения и организация его эффективной работы — задача непростая и довольно затратная. Каким должен быть тендерный отдел и сколько тратить на решение тендерных задач, каждый бизнес решает сам: многое зависит от оборотов компании, количества заказов, конкуренции в сфере и стратегии развития.
Пишите в комментариях про свой опыт работы: есть ли у вас тендерный отдел, сколько на него уходит.
