В статье — срочная подборка ошибок заказчиков, которые опасно допускать в 2024 году. Прочитайте и убедитесь, что готовы оставить их в прошлом и работать по-новому. Ошибки, из-за которых можете получить жалобу, штраф или сорвать заключение контракта, сгруппировали в отдельную памятку. Далее найдете шпаргалку, которая поможет привести в цифровое соответствие работу от подготовки извещения до структурированного контракта.
Опасные ошибки, которые допускают заказчики
Как не ошибиться при рассмотрении заявок с учетом новых цифровых требований
Заказчикам стало сложнее рассматривать заявки участников после введения структурированных документов. Появились новые основания отклонять цифровые заявки, которых раньше не было на бумаге. Связано это с тем, что участники заполняют информацию как в структуре, так и в приложенном файле. Раньше заказчику не нужно было сравнивать столько данных. Поэтому при рассмотрении отклоняйте или допускайте заявки с учетом структурированных требований.
Отклоните заявку при наличии противоречий между информацией в структурированной заявке и приложенном файле. Рассматривайте заявку как совокупность всех документов и информации, которые предоставил участник. Документы из заявки не должны противоречить друг другу.
Отклоните заявку, если ее структурированная часть заполнена не по инструкции. Кроме того, комиссия заказчика отклоняет заявку, если участник не указал характеристики товара в структурированном виде или указал не в соответствии с требованиями к содержанию и составу заявки, с инструкцией по ее заполнению (письмо Минфина от 18.12.2023 № 24-01-10/122331). Права отклонять заявки нет у оператора ЭТП. Основания для отклонения заявок при проведении электронных процедур названы в частях 5, 12 статьи 48 Закона № 44-ФЗ.
Указывать характеристики для работ и услуг в заявке на участие не нужно. Подача заявки — это согласие участника на выполнение работ, оказание услуг на условиях, которые предусмотрены извещением.
Отклоните заявку, если есть противоречия в документах по товарному знаку. Данные в структуре и в приложенных файлах должны совпадать. Если товарный знак в структуре не указан или поставщик согласился с товарным знаком из извещения, проверьте прикрепленные файлы. В том числе просмотрите файлы, которые подтверждают страну происхождения товара. Расхождения в сведениях приведут к проблемам при приемке.
Не отклоняйте заявку на поставку лекарств из-за остаточного срока. В закупках лекарств и медизделий важен остаточный срок годности. Но это не характеристика товара по пункту 1 части 1 статьи 33 Закона № 44-ФЗ. Поэтому участник закупки в заявке не обязан указывать показатель остаточного срока годности. Направление заявки — согласие поставить препарат, который соответствует условиям извещения.
Как округлить цены, чтобы корректно загрузить информацию в реестр контрактов
При заключении структурированного контракта, если на торгах было снижение, цена автоматически рассчитывается отдельно по каждому объекту закупки. Казалось бы, все просто, но на практике заказчики выявили проблему — автоматический перерасчет дает больше знаков после запятой, чем нужно. В результате в реестре контрактов информация загружается некорректно, в контракте не бьются цены, возникают расхождения в приемочных документах, что приводит к конфликту с бухгалтерией. Поэтому воспользуйтесь одним из двух способов, чтобы скорректировать цены.
Способ 1. Заключите допсоглашение на изменение цены. Закон № 44-ФЗ позволяет снизить цену контракта, не уменьшая объем и качество ТРУ (п. 1.1 ч. 1 ст. 95 Закона № 44-ФЗ). Рассчитайте сумму контракта, заранее округлите копейки у цен за единицу товара. Получится круглая сумма. Заключите с поставщиком допсоглашение на изменение цены контракта.
Способ 2. Внесите вручную корректную сумму по позициям. Высчитайте итоговую сумму в Exсel по каждой позиции с учетом понижающего коэффициента. ЕИС не позволит редактировать цену за единицу товара. Однако можно изменить ее корректировкой итоговой суммы за единицу товара. Выберите отдельно каждую позицию и внесите данные из Exсel по ним. Когда внесете изменения в итоговую сумму, ЕИС автоматически пересчитывает цену за единицу товара, округляя до сотых.
Как не ошибиться в работе с КТРУ и выбором ОКПД2
Работа с Каталогом товаров, работ, услуг и выбор ОКПД2 влияют на наименование в структурированном контракте. При составлении структурированного технического задания опишите характеристики по КТРУ или ОКПД2. Если закупка из КТРУ, наименование формируется из каталога и не подлежит редактированию. Позицию из каталога описывайте в структурированном виде и включите всю информацию из карточки. Заказчик обязан использовать наименование из каталога, даже если в позиции отсутствуют характеристики. В этом случае составьте описание объекта закупки в соответствии со статьей 33 Закона № 44-ФЗ.
Если подходит несколько позиций КТРУ, не используйте «пустую» вместо подходящей. ФАС признает неправомерным, если заказчик умышленно выберет «пустую» позицию КТРУ, чтобы уйти от более подходящей и самостоятельно описать объект закупки. Если в КТРУ подходящей позиции нет — используйте ОКПД2. В цифровой закупке все последовательно — из извещения сведения переходит в ТЗ и далее в цифровой контракт. Поэтому важно не ошибиться с ОКПД2, который подтянется в цифровой контракт. Если используете ОКПД2, скорректируйте наименование, которое попадет в контракт.
Как добиться, чтобы сведения об оплате автоматически подгрузились в реестр контрактов
Сведения об оплате могут не появиться в реестре контрактов автоматически. Обычно сведения об оплате отображаются в реестре в течение часа. Если нет — сначала обратитесь в ТОФК, чтобы они проверили настройки. Если ТОФК подтвердил, что все в порядке, но сведения не появились, пишите обращение в техподдержку ЕИС. Сделать это нужно уже на следующий день.
Если техподдержка проверила и все в порядке, пишите обращение в техподдержку автоматизированной системы Федерального казначейства. Не теряйте время, если в реестре контрактов нет информации в течение трех рабочих дней — сформируйте сведения об оплате в реестре вручную. Создать и отозвать распоряжения о совершении казначейского платежа могут только те сотрудники, которых наделил полномочиями руководитель и которых включили в карточку образцов подписей. Учтите, что распоряжение автоматически попадает в подсистему «Электронный бюджет», когда одновременно работают два фактора. Во-первых, есть все нужные подписи. Во-вторых, нет признака отложенного направления. Если платеж отложен, статус распоряжения меняется на «Подписан, ожидает направления в ПУР». В таком случае распоряжение необходимо будет вручную направить в электронный бюджет или автоматизированную систему Федерального казначейства.
Если после подписания в распоряжении нет двух обязательных подписей, оно останется в статусе «Подписание». То есть на исполнение распоряжение не уйдет. В ЕИС не предусмотрены уведомления о поступлении РСКП. Проверяйте себя, чтобы не возникло проблем с оплатой.
Как получить корректную выгрузку характеристик по многопозиционной закупке из шаблона Excel
Если характеристик очень много, есть возможность загрузить их в структуру из файла Excel, а затем импортировать в ЕИС. Для заказчиков в личном кабинете разместили образец заполненного шаблона информации об объекте закупок. Требования к загружаемому файлу установлены следующие:
- максимальное количество строк с информацией об объектах закупки в одном файле — не более 100. Первые 6 строк («шапка») и пустые строки, в которых ни одно поле не заполнено, не учитывают;
- вкладка с характеристиками внутри файла должна быть одна. Название — «Сведения об объектах закупки»;
- на вкладке «Сведения об объектах закупки» все столбцы, а также порядок их следования должны быть сохранены, как в шаблоне;
- незаполненные поля шаблона, а также поля, необязательные к заполнению, оставляют пустыми: без прочерков, точек, нулей и прочих знаков.
Чтобы избежать ошибок, не рекомендуется изменять шаблон: удалять столбцы, менять порядок их следования, удалять или переименовывать вкладки и поля. Если описание объекта закупки содержит более 100 позиций, то техзадание можно разбить на несколько файлов Excel и загрузить каждый отдельно. Каждый загружаемый файл не обновляет ранее внесенную информацию об объекте, а дополняет ее новыми позициями из файла.
На практике возникло много вопросов относительно корректности заполнения колонок. А также в ходе эксплуатации формы появились идеи по улучшению и разъяснению порядка ее применения. Многие региональные департаменты дорабатывают шаблоны под нужды заказчиков.
электронный журнал «Госзаказ в вопросах и ответах»
