В феврале проводился опрос, чтобы понять с какими ошибками сталкиваются новички в закупках. Из полученных ответов выбрали повторяющиеся промахи и дали советы, как их избежать.
Ошибка № 1. Подача пробной заявки на участие в закупке
Начинающий поставщик «пробежался» по законам о закупках, посмотрел пару видео про торги и решил — пора участвовать: «Попробую подать заявку и посмотрю, как выглядят закупки изнутри»
Так как заявка пробная, он относится к закупке несерьезно: читает ТЗ по диагонали, не думает об обеспечении контракта, забывает, что такого товара на складе сейчас нет. Его задача — просто протестировать спрос. По счастливой случайности он выигрывает тендер, но к исполнению тендера оказывает не готов.
Поставщик начинает думать, как выйти из ситуации. Обеспечительный платеж оказывается очень большим, товар нужно поставить в назначенный срок, а новая партия придет только в следующем месяце и так далее. Выбор небольшой: пытаться исполнить контракт в ущерб прибыли или отправиться в РНП. В таком случае новички часто обращаются к специалистам за помощью, но на этом этапе они уже не в состоянии помочь.
Не стоит относиться несерьезно к подаче первой заявки, даже если вы просто прощупываете почву для нового канала продаж.
Совет. В любом случае нужно внимательно изучить все условия заказчика и быть готовым их исполнить. Если нет уверенности в правильности заполнения заявки, то стоит обратиться к специалистам по торгам заранее, чтобы они помогли вам начать работу без рисков для репутации.
Ошибка № 2. Участие в закупках с несостыковками в техническом задании и проекте контракта
Бывает, что в документах заказчика есть несостыковки: реальные показатели товара отличаются от указанных, условия поставки выполнить невозможно, какие-то пункты проекта контракта вообще написаны с ошибками. Новичок воспринимает госзакупки по аналогии с B2B продажами, где всегда можно позвонить контрагенту, о чем-то договориться или изменить условия поставки.
Он подает заявку на участие, не зная, что закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ — негибкая государственная система. Заказчик не обязан менять условия закупки. По закону, когда участник подает заявку, он автоматически принимает все прописанные условия.
Совет. Если документация заказчика вызывает у вас вопросы, пишите запрос на разъяснения при подачи заявки. Если заказчик не отвечает или не согласен с вашими замечаниями, лучше не участвовать в такой закупке, иначе есть риск потерять деньги и возможность дальше участвовать в торгах.
Ошибка № 3. В расчет рентабельности не включены затраты на сервисы и услуги для участия в торгах
Начинающий поставщик, когда просчитывает рентабельность участия в закупке, забывает посчитать свои затраты: на оформление электронной подписи сотруднику, комиссии площадкам, сервисы для поиска закупок и многое другое. Особенно сильно просчет по прибыли чувствуют поставщики с низкой начальной ценой контракта, но высокой себестоимостью товара. Запишите все свои траты на услуги и сервисы для работы с закупками и разбейте сумму на планируемое число закупок за год.
Совет. Не забывайте закладывать эту сумму при расчете рентабельности участия в каждой закупке, так ваша планируемая прибыль будет сходиться с реальной выручкой от исполнения контракта.
Ошибка № 4. Азарт при подаче ценовых предложений
Поставщики часто сравнивают участие в аукционе или переторжке с игрой в казино: ставки, адреналин, деньги. Очень хочется перебить ставку конкурента, и азарт настолько захватывает, что поставщик опускает цену ниже порога рентабельности. В итоге тендер выигран, но на его исполнении заработать не удается.
В аукционный зал стоит выходить с холодной головой.
Совет. Нужно заранее просчитывать свой минимум по цене и после предельного снижения сразу закрывать вкладку с закупкой. Для участия в аукционе можно использовать встроенных в площадки роботов, если такая возможность реализована на сайте. На старте такой метод поможет побороть искушение бесконечно снижать цену.
Ошибка № 5. Нет аналитики ниши на старте
Поставщик решает выйти в торги: покупает сервисы для закупок, закупает товар, предварительно не проанализировав свою нишу. В процессе проб и ошибок поставщик понимает: товар № 1 летом не ходовой, а на товар № 2, наоборот, спрос высокий, но кроме поставки нужна еще и установка.
Когда нет анализа на старте, то сложно понять реальный спрос на свой товар у заказчиков и определить своих главных конкурентов в сфере. Аналитика помогает сократить путь проб и ошибок и грамотно выстроить стратегию работы: рассмотреть более конкурентную нишу, пересмотреть ценовую политики или вообще пока не выходить в торги.
Совет. Не спешите закупать товар для реализации. Конкуренция в одной сфере, но в разных регионах может сильно отличаться. Проанализируйте свой товар на сезонность, определите самых крупных заказчиков в вашей сфере, посмотрите, какой еще товар из смежной категории пользуется спросом. И только потом выходите на торги!
Аналитику можно провести самостоятельно, используя бесплатные госсервисы, или заказать на аутсорсе. Время и деньги, потраченные на анализ, окупятся сразу, либо помогут избежать ошибок в долгосрочной перспективе.
Ошибка № 6. Задачи тендерного специалиста переходят бухгалтеру или менеджеру по продажам
Компания решает выйти на новый рынок — госзакупки. Нового сотрудника нанимать не хочется, да и нет понимания, насколько успешным будет старт в закупках. Поэтому задачи тендерного специалиста ложатся на плечи бухгалтера, как сотрудника с большим опытом работы с законодательством, или на менеджера по продажам, как на сотрудника с опытом в сбыте товара.
В итоге в ущерб основной работе сотрудник пытается разобраться в нюансах сложного закупочного законодательства, разрываясь между основными и дополнительными задачами. Такой подход приводит либо к переработкам и выгоранию у сотрудника, либо к низкому проценту побед в торгах.
Совет. Участие в первых закупках можно делегировать специалистам по сопровождению. Если выигранные тендеры принесут ту прибыль, на которую вы рассчитывали, то стоит задуматься о найме тендерного специалиста и передать все задачи ему.
Основная ошибка начинающих поставщиков — это желание как можно быстрее освоить азы и начать побеждать. Это желание понятно: время — деньги! Однако чтобы участие в закупках приносило прибыль, лучше идти медленно: провести анализ вашей ниши, выработать долгосрочную стратегию и постепенно начинать завоевывать рынок с маленьких и простых закупок, переходя к более дорогим и сложным. Не поддавайтесь искушению забрать контракт здесь и сейчас, снижая цену для предела или участвуя в закупках с непонятным ТЗ. Такой подход с большей вероятностью приведет к долгосрочному и успешному участию в торгах.
