По общему правилу сотрудники организации смогут подписывать от ее имени электронные документы (в частности, налоговую отчетность) только при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД). Есть исключение, позволяющее отсрочить переход к ней на 1 год. Об этом в статье КонсультантПлюс.
Что такое МЧД и кому она нужна
МЧД — это электронный документ, который подтверждает полномочия лица действовать от имени организации (например, при сдаче налоговой отчетности).
Руководителю организации МЧД не нужна. Он подписывает документы электронной подписью юрлица, сертификат которой выдает налоговая служба.
Остальные сотрудники подписывают документы личными квалифицированными электронными подписями и представляют МЧД в пакете электронных документов или иным способом.
МЧД должна быть подписана электронной подписью организации (отдельные правила действуют при передоверии и нотариальном удостоверении доверенности).
Для кого продлевается срок перехода к МЧД
Сотрудники, которые указаны в качестве владельцев сертификата подписи компании, могут продолжить их использовать и после 1 сентября 2023 года, МЧД при этом не нужна. Об этих изменениях в законодательстве мы уже писали.
С 1 сентября 2023 года такие сертификаты выдавать не будут. Ранее выданные сертификаты будут действовать до окончания срока, но не позднее 31 августа 2024 года.
Обратите внимание на следующие нюансы:
- если срок действия сертификата истекает в ближайшие дни или месяцы, а вы планируете подписывать документы без МЧД, стоит переоформить сертификат на новый срок не позднее 31 августа;
- при изменении с 1 сентября 2023 года состава сотрудников, которые будут подписывать электронные документы от имени организации, наделить новых сотрудников полномочиями можно будет только с помощью МЧД.
Как оформить МЧД
Решение этого вопроса зависит от того, для чего нужна электронная доверенность.
МЧД для сдачи налоговой отчетности можно оформить на сайте ФНС. Ведомство предлагает также сервис по созданию доверенностей, необходимых для электронного взаимодействия компаний друг с другом.
У СФР свои требования к доверенности и программное обеспечение для ее создания.
Отдельный сервис по созданию МЧД для оформления документов от имени организации есть на Госуслугах.
Различные решения по формированию МЧД, в том числе для сдачи отчетности в госорганы, предлагают разработчики систем бухучета и операторы электронного документооборота.
