Электронная подпись – закодированная информация о том, кто подписал электронный документ, полностью равнозначна рукописной. Для получения необходимо обратиться в удостоверяющий центр ФНС (бесплатная выдача только для генерального директора юридического лица, который действует от лица компании без доверенности, индивидуальных предпринимателей и нотариусов) либо в коммерческий удостоверяющий центр (для физических лиц и лиц, действующих по доверенности от юрлица).
Настройка рабочего места пользователя
Проще всего осуществить согласно инструкции https://etpgpb.ru/supplier/#tab5 (вкладка «Инструкции и регламенты», далее «Секция сайта Закупки 44-ФЗ», файл «Настройка рабочего места»). Либо можно воспользоваться автоматизированными сервисами.
Регистрация в едином реестре участников закупок (далее – ЕРУЗ) в ЕИС
Для регистрации необходимо учетная запись в ЕСИА и только после авторизации в данной системе вы сможете осуществить регистрацию нового участника, заполнить все поля регистрационной формы, предоставив сканы необходимых документов (подробный перечень установлен в ПП РФ № 1752 от 30.12.2018). После получения писем от федеральных ЭТП о формировании личных кабинетов и подтверждении аккредитации, вы сможете приступить к участию.
Не допускается регистрация офшорных компаний.
Срок действия регистрации в ЕИС в качестве участника закупок – 3 года на сегодняшний день, но с 01.01.2022 года она будет бессрочной! Основываясь на практическом опыте, данный этап занимает у участников не более 3 рабочих дней.
Открытие специального счета для внесения на него денежных средств в качестве обеспечения заявки
Фактически — это расчетный счет со специальными условиями, на котором банк осуществляет блокировку денежных средств под обеспечение заявки и с него же осуществляется списание денежных средств за победу в адрес ЭТП (плата с победителя закупки). Открыть такой счет можно только в банках согласно утвержденному перечню.
Для того, чтобы это процесс прошел максимально быстро и просто, воспользуйтесь сервисом от ЭТП ГПБ. Такой специальный счет вы сможете открыть только после регистрации в ЕРУЗ!
Для того, чтобы не терять время на данном этапе параллельно рекомендуем сформировать критерии отбора закупок (например, по ключевым критериям – ключевые слова в предмете закупки, коды ОКПД 2, максимальная цена закупки, регион и т.д.) и настроить их поиск с возможностью рассылки выборки на электронную почту.
Изучение отчета из поисковых систем, выбор подходящих закупок для участия
На этапе отбора стоит внимательно изучить не только основные условия закупки (например, наименование ЭТП, сроки, размер обеспечения), но и техническое задание, проект контракта (включая все приложения и разъяснения заказчика). Итак, на что стоит обратить пристальное внимание:
- Все ли условия учтены для исполнения обязательств по проекту контракта в установленные заказчиком сроки, всех ли данных хватает для расчета себестоимости.
- Реален ли установленный срок для качественного исполнения обязательств по контракту.
- Нет ли дополнительных работ, услуг, которые могут увеличить стоимость контракта при исполнении, но не предусмотрены в тексте технического задания.
- Актуальны ли ссылки на технические регламенты и ГОСТы, СаНПИН в тексте закупочной документации.
- Обращайте внимание на большой объем технического задания и короткий срок на прием заявок. А также наличие противоречивых требований при описании объекта закупки, разброс сведений в извещении/документации о закупке, ошибки при скачивании или открытии скачанного файла. Также со стороны заказчика могут быть установлены в файлах ограничения по копированию, скачиванию, редактированию, что является неправомерным. При выявлении таких условий, направляйте запрос на разъяснение положений извещении/документации о закупке, детализируя все моменты, в установленные законом сроки.
Внесение обеспечения (при наличии данного требования) и подача заявки на участие в закупке
Обеспечить подачу заявки, можно как внесением денежных средств, так и путем предоставления банковской гарантии (или независимой гарантии с 01.01.2022). При участии в закупках по Закону № 44-ФЗ и закупках среди СМСП по Закону № 223, обеспечение заявки в виде денежных средств необходимо вносить на специальный счет. Если обеспечение заявки планируется предоставить в качестве банковской гарантии / независимой гарантии, то необходимо направить в банк все сведения и документы на получение заблаговременно. После получения скана гарантии рекомендуем осуществить проверку на наличие записи в соответствующем реестре в ЕИС.
Подготовьте заявку согласно требованиям извещения и направьте через интерфейс личного кабинета на ЭТП не позднее срока окончания приема заявок на участие в закупке.
Систематически отсматривайте размещенные документы в рамках закупочной процедуры.
Отслеживайте размещение всех изменений закупочной документации (включая сроки, особое внимание обратите на корректировку условий технического задания, проекта контракта, перечня документов, требуемых для участия, а также корректировки инструкции по заполнению заявки).
Если заказчик вносит изменения в извещение/документацию о закупке, рекомендуем внимательно изучить новую редакцию, обращая внимание на все мелкие поправки и скорректировать заявку согласно требованиям. Участник закупки до момента окончания приема заявок вправе отозвать заявку и направить новую.
Подготовка к участию в торгах (для аукциона)
Просчитайте себестоимость исполнения обязательств по контракту и определите границу снижения для участия в торговой сессии. Отсмотрите аналогичную закупку предыдущего периода (% снижения от НМЦК, какая организация стала победителем закупки и количество заключенных ей контрактов с данным заказчиком) и определите для себя ключевую стратегию поведения на аукционе. В начале торговой сессии наиболее выгодно занять выжидательную позицию и шагать по минимальному проценту – по 0,5 (с 01.01.2022, если участник не принял участие в торге (не снижал цену вообще), то его предложение о цене будет равно НМЦК).
Подведение заказчиком итогов закупки, выбор победителя. Заключение контракта
Если ваше ценовое предложение признано лучшим, рекомендуем дождаться публикации итогового протокола в ЕИС и на ЭТП, убедиться, что именно вы признаны победителем. Далее, отсмотрите условие об обеспечении исполнения контракта в извещении и вносите его либо в виде денежных средств, либо гарантией.
Учитывайте применение антидемпинговых мер при снижении цены на 25 % и более.
И при подписании контракта не забудьте проверить корректность заполнения проекта контракта согласно условиям из вашей заявки (например, цена контракта, перечень товаров в спецификации, банковские реквизиты организации, сроки и т.д.).
Если обнаружили ошибки, опечатки, направляйте протокол разногласий к проекту контракта до момента подписания.
На всех этапах процесса важно контролировать сроки. После того, как вас признали победителем закупки, отслеживайте сроки на предоставление обеспечения и подписания проекта контракта в интерфейсе личного кабинета на. Все сроки по юридически значимым действиям рекомендуем вносить в календарь событий либо отражать в CRM-системе с уведомлением пользователя.
Использование возможностей получить заказ в качестве единственного поставщика через функционал «электронного магазина» на ЭТП
Участие в электронной закупке товаров на ЭТП. Через функционал личного кабинета на федеральной ЭТП формируется предварительное предложение на поставку товара с указанием характеристик, количества и т.д.
Но на каждой ЭТП предложение может быть только одно, с указанием товаров в неограниченном количестве (исключительно тех, которые есть в каталоге товаров, работ, услуг в ЕИС) и после публикации Оператор ЭТП сможет данное предложение формировать в виде заявки и направлять заказчику согласно его потребности в закупке товара.
Срок действия такого предложения не может превышать 1 месяц, а это означает, что поставщику необходимо поддерживать его в актуальном формате на каждой федеральной ЭТП. И по такому механизму закупки заказчик заключает контракт с участником, предложившим товары по наименьшей цене.
Продажа продукции через интернет-магазины, региональные онлайн витрины. Начать вы можете уже сейчас! Пройдите регистрацию для работы на Торговом портале ЭТП ГПБ, Разместите позиции о товарах, работах, услугах в виде прайс-листа и получите прямые заказы!
Всего 6 простых шагов, придерживаясь которых, вы сможете минимизировать риски по отклонению вашей заявки и сделать участие в закупке более эффективным.
Работает простой принцип, как в стандартных продажах. Чем больше участий, тем больше побед!
Расширяйте свою воронку тендерных продаж, меняйте критерии поиска закупок, используйте автоматизированные сервисами и следите за нововведениями в действующее законодательство по закупкам.
Каждый сотрудник, который задействован на этапе подготовки заявки должен знать процесс осуществления тендерной продажи, ключевые сроки, внутренние алгоритмы по проведению каждого способа закупки, нюансы подготовки заявки и заключения контракта, последствия отклонения заявок, а также процесс оформления (перечисления/блокировки и возврата) обеспечительных мер.
Как поставщику получить максимальную прибыль с минимальными затратами
Госзакупки – отдельный канал продаж. Важна и правильная оценка стоимости исполнения контракта, знание норм законодательства, мотивация и эффективная работа каждого сотрудника и отдела в целом. Построение эффективной воронки тендерных продаж и получение максимальной прибыли строится на нескольких ключевых параметрах:
-
Контроль качества оценки маржинальности тендера (расчета себестоимости исполнения обязательств по контракту и всех управленческих расходов по участию в закупке), подготовки заявок.
Разделяйте функционал между сотрудниками отдела тендерных продаж.
Один сотрудник осуществляет выборку интересных тендеров из объявленных по критериям поиска, второй – осуществляет оценку выгодности (рассчитывает маржинальность/себестоимость) и согласовывает участие в тендере с руководством, третий – осуществляет подготовку заявки и сопровождает технический процесс участия и заключения контракта, а четвертый – исполняет и закрывает контракт. Только в случае, если все эти функции будут распределены между разными сотрудниками, возможна эффективная работа отдела и рост прибыли.
-
Эффективный инструментарий (CRM – система, аналитические сервисы, статистика работы специалистов).
Внедрите CRM-систему для тендерных продаж, это позволит упростить контроль и исключит хаос, позволит наращивать количество закупок при одновременном участии и отслеживать все сроки и текущие вопросы от подготовки заявки до исполнения контракта.
-
Планирование (по объему заявок на сотрудника в рамках отчетного периода).
-
Отчетность по плановым показателям (по каждому сотруднику за отчетный период).
-
Минимизация затрат на участие в закупках.
Рекомендации по минимизации затрат на участие в тендерах и рисков, как финансового, так и репутационного характера:
– отслеживайте и своевременно актуализируйте сведения, документы в личном кабинете ЕИС, на ЭТП (например, если изменился юридический адрес, адрес электронной почты и т.д.), отслеживайте сроки действия электронной подписи, лицензии плагина КриптоПро и своевременно обновляйте;
– если вы являетесь СМП, выбирайте закупки с ограничением для СМП, так вы сможете сэкономить на комиссии и обеспечении исполнения контракта;
– разместите вашу продукцию на максимально возможном количестве электронных магазинов, малые закупки – эпизодические закупки на небольшие суммы, но на постоянной основе;
– не реже 1 раза в квартал анализируйте расходы на участие в закупках. Учитывайте и структурируйте даже незначительные затраты, так вы своевременно сможете обнаружить скрытые потери;
– исключите просрочки по подписанию юридически значимых документов;
– найдите фрилансера, который будет готовить дополнительный объем заявок/проверять заявки на особо важные закупки (это позволит увеличить объем тендеров, контролировать качество работы штатных сотрудников при высокой производственной загруженности);
– автоматизируйте процесс подготовки заявки и исключите дублирование процессов. Для решения таких задач подходит CRM-система. Помните, лучшая стратегия для оптимизации – сокращение времени и затрат на рутинные процессы.
– если суммы под обеспечение исполнения контракта большие и сроки выдачи банковской гарантии / независимой гарантии (с 01.01.2022) банком выше срока на подписание контракта (44-ФЗ), рекомендуем одобрить предварительный лимит по банковской гарантии / независимой гарантии;
– оформляйте банковскую гарантию/тендерный займ через электронные площадки, на которых проходят торги (быстрее и дешевле);
– исключите просрочки по исполнению обязательств, четко отслеживайте каждый срок, в том числе на претензионную работу.
Мы раскрыли лишь часть советов, основываясь на многолетнем опыте наших экспертов. Применив наши рекомендации на практике, вы сможете автоматизировать рутинные процессы и снизить затраты, а также избежать неучтенных расходов.
ЭТП ГБП
